Vidste du, at det er dit ansvar? De kritisk vigtige oplysninger om ændringerne i den nye bogføringslov
… og hvordan du enkelt kommer i mål
Per Steen Jensen, Senior ERP Solutions Architect i ADDvision, har arbejdet med og udviklet ERP siden før begrebet blev opfundet, og har – med stærk forretningsforståelse og dyb teknologisk viden i sadeltaskerne – redet på den danske succes med økonomistyring og forretningsløsninger i over 30 år. Han har sat sig grundigt ind i den nye digitale bogføringslov og deler her faldgruber, overraskelser og hvordan du navigerer sikkert og enkelt igennem dem. Han fortæller:
”Der er for nylig kommet flere ændringer til loven om digital bogføring. De fleste virksomheder er klar over, at de skal bogføre digitalt – men der er mange, der enten ikke kender til de nye krav, eller bare fæster lid til, at deres ERP-system kan, hvad det skal. Så lever man livet farligt.”
“Det må da være ERP-udbyderens ansvar.”
“Der er kommet ændringer som medfører yderligere krav i den digitale bogføringslov. Virksomhedens bogføringssystem skal leve op til kravene allersenest den 1. januar 2025 – og det er dit ansvar, at det er i orden. Virksomhedens ansvar – ikke ERP-udbyderens. Hvis du har en ældre løsning, som fx C5, XAL, Navision eller en Business Central løsning lokalt eller i en privat cloud, eller hvis du har et specialtilpasset system, er der stor risiko for, at systemet ikke opfylder kravene.
Hvis man ikke har sat sig ind i kravene, og kontrolleret at virksomhedens bogføringssystem lever op til kravene, så er man på spanden.”
Dét gør du:
“Tjek listen over allerede godkendte systemer, og se om dit bogføringssystem står der.
Første skridt er at finde ud af om systemet står på listen. Er den på listen, og har du ikke egenudviklede elementer eller specialtilpasninger til din løsning, kan du ånde lettet op. Hvis den ikke er på listen – så læs videre.”
Tjeklisten: Det skal dit bogføringssystem kunne for at din virksomhed overholder loven
“Erhvervsstyrelsen stiller ikke bare krav om digital bogføring – de har udvidet kravene yderligere, og det betyder, at din teknologi skal kunne løfte opgaven … det er bestemt ikke alle lidt ældre systemer, der overhovedet kan være med. Erhvervsstyrelsen har specificeret de nye lovkrav, der træder i kraft fra og med den 1. januar 2025. Du kan læse det i detaljer her , og jeg har samlet og forkortet de vigtigste pointer nedenfor:
Som virksomhed skal du sikre dig:
- at jeres bogføringssystem kan opbevare bilagene digitalt.
- at processerne i systemet er automatiserede og procedurerne er beskrevet
- at der tages en sikkerhedskopi af hele systemet og alle bilag og transaktioner mindst 1 gang ugentligt.
- at I automatisk kan afsende og modtage e-fakturaer i en række bestemte formater (OIOUBL og PEPPOL).
- at bankafstemningen er synlig med afstemningsdifference
- at I kan dele bogføringsdata med myndighederne (SAF/T).
Grundlæggende vil SKAT og Erhvervsstyrelsen kunne bede om at få alle opdaterede detaljer i virksomhedens regnskab udleveret – hvis de føler, der er behov for det.
Måske kører I med flere forskellige systemer? Måske kører I gode ældre systemer som fx C5? Næsten alle den slags programmer har det problem, at de ikke som standard har e-funktionalitet, der digitaliserer transaktionerne, og gør det muligt at opbevare dem – det vil kræve ekstra moduler eller 3-parts løsninger.”
Er det uoverskueligt?
“Hvis ikke du er på et moderne system – og med moderne mener jeg et økonomistyringssystem, der er skabt inden for de seneste 5-7 år og løbende opdateret – så kan situationen virke som en ordentlig mundfuld. Skal vi have nyt ERP og udskifte det hele? Skal vi lave om i alle vores processer? Kan vi overhovedet nå det til januar 2025? Det er den type spørgsmål, der stilles overalt i Danmark”, siger Per Steen Jensen.
Der er heldigvis løsninger – og penge at hente.
“Vi har fundet 2 forskellige løsninger, der begge er relativt hurtige at sætte i værk til de virksomheder, der er udfordrede med de nye lovkrav. Der er en mulighed til din virksomhed, uanset om du vil over på en ny løsning, eller helst vil beholde din gamle.
Nr 1: Vil du have en ny ERP-løsning?
Du kan opgradere din løsning til Business Central i Microsoft skyen, som understøtter alle krav i den digitale bogføringslov – og i øvrigt giver dig en lang række nye muligheder for at effektivisere, udvikle og vækste din virksomhed. Det er en god løsning for dig, der alligevel har tumlet med tanken om at få en platform, der kan være med til at løfte din virksomhed og fungere i mange år fremover.
Vil du beholde din eksisterende ERP-løsning?
Du kan købe en Compliant lovpakke med digital transformation gennem vores samarbejdspartner Digisense. Den sikrer, at dit system opfylder alle lovkrav og koster 15.000 kr. i opstart og derefter 995 kr. pr. måned og 1,87 kr. pr. bilag. Pakken inkluderer også dokumenthåndteringssystemet Digiflow. Det er en god løsning for dig, der ikke lige nu har overskuddet til processen med at udskifte jeres centrale systemer.”
Gode nyheder: Du kan få 100.000 i tilskud til digital omstilling
”Det koster for de fleste virksomheder at omstille til de digitale bogføringskrav. SMV Digital har løbende i 2024 en række puljer, hvor virksomheder kan få 100.000 i tilskud til blandt andet rådgivning om digital omstilling. Se mere her.”
Er du i tvivl om den bedste vej frem? Få personligt råd af mig.
”Hvad er det rigtige for jer? Hvis ikke det er nok at læse mine råd her, hvis du stadig er i tvivl, står jeg altid til rådighed med rådgivning om forretningsmæssige og teknologiske muligheder, fordele, omkostninger og lignende. Send en mail, giv et kald – jeg tager gerne en helt uforpligtende og rådgivende snak med dig.”
