Brian Egegaard, Senior Sales Executive i ADDvision er erfaren specialist i Outsourcing og Cloud, og han hører jævnligt historierne fra virksomheder, hvor outsourcing-aftalen endte med ikke at spille som forventet. Han fortæller:
“Flere og flere outsourcer dele af eller hele deres IT, og det er der rigtigt gode grunde til. IT er sjældent virksomhedens kerneforretning – til gengæld er kravene til løsninger, applikationer, opgraderinger, sikkerhed og konstant videreudvikling nu så store, hvis man vil være en skarp og succesrig virksomhed, at det mindst kræver flere meget dygtige medarbejdere. Hvilket koster penge, og man står altid med risikoen for, at ens medarbejdere har en dårlig periode, kører træt i opgaverne, når deres begrænsninger. Eller siger op.
Derfor er det smart at outsource.
Som virksomhed kan du få et teknologisk fundament, der er i front og udvikler sig i takt med jeres egne visioner og mål. Til en fast pris. Som i øvrigt kan skaleres op og ned efter behov. Det er tiltrækkende for de fleste virksomheder … bortset fra, når man var lidt for hurtig til at skrive under på aftalen og ikke havde sat sig nok ind i, hvad man kan få. Her er nogle af de svar, jeg har fået refereret:”
“Nå, ja, men det er ikke med i aftalen, så…”
“IT-outsourcing kunder opdager, at hverdagen egentlig kører, men så snart man har brug for noget ud over det sædvanlige, er det bestemt ikke med. Selv om det virker indlysende for dig som kunde hvad der burde være med i din IT-aftale, er der opstillet hårfine grænser fra din leverandør. Du finder først ud af det henad vejen, når du egentlig står med et akut problem eller en hastende opgave.
Dét gør du: ”Du skal finde en udbyder, der laver en total løsning og tager hele ansvaret.”
Indgå din aftale med nogen, der tilbyder en komplet løsning inklusive at tage hele ansvaret. Mange leverandører har hårfine grænser, hvor det kun er til og med et eller andet. Det finder du som kunde først ud af hen ad vejen. Det er slet ikke sikkert, at du er opmærksom på det – og så opstår problemet. ”
“Vi forudsatte jo, det skulle køre standard…”
“Forstår leverandøren rent faktisk hele dit setup? Jeg har hørt flere gange om i øvrigt fine leverandører, der dog kun håndterer standard-løsninger. Kundens egenudviklede applikationer var ikke lige med. Og så er det dømt til at mislykkes – for en virksomheds IT-setup skal omfatte alle systemer, der effektiviserer og støtter kerneforretningen.”
Dét gør du: ”Du skal finde en udbyder, der spørger grundigt ind til hele jeres set-up, alle systemer, applikationer og platforme med videre. Én, der vender alle sten, tilbyder en total løsning og håndterer ansvaret, så du ikke skal selv.”
“Fremfor alt vil jeg selvfølgelig minde om jeres egenudviklede applikationer, hvis de har dem. Din udbyder skal have den teknologiske ekspertise for at få det indarbejdet i din outsourcing-løsning. Husk brugersupport, applikationsdrift, infrastrukturen osv. Din udbyder skal hjælpe alle steder, hvor det giver mening for din virksomhed, og også evne at være en vidende transformationspartner – både på forretning og teknologi – når I flytter jer fra legacy til moderne cloud!”
“Det er specialkompetencer, det er ikke der, vi er stærkest…”
“Kæden hopper af, når virksomheden har en outsourcing-løsning, men leverandøren viser sig at ikke have godt nok fat om samtlige elementer. Der er også mange virksomheder, der selv har IT-ansatte, hvor de ikke fyldestgørende har styr på det. Det ER svært at holde sig opdateret, for der er mange elementer, der konstant ændrer sig – cloud og udvikling, kendskab til platformen, udvikling af services, tilpasning af applikationer til skyen. Og bare sikkerheden, der er flyttet frem i forreste række lige nu – hvad er konsekvenserne, hvis man ikke er 100% tryg ved, at sikkerheden er i top?”
Dét gør du: ”Når du vælger din udbyder, så tjek, at de har dyb OG bred teknologisk kompetence. Her er en vis størrelse en fordel. Det er også en fordel, at det ikke er en svingdørsvirksomhed, så medarbejdernes erfaring og viden rent faktisk bliver der og er til rådighed for dig.”
“Din udbyder skal sætte rammen for jeres samarbejde, og være med til at designe og udvikle. Udbyderen skal også løbende tage stilling til at gøre tingene bedre, og have forandringsvillighed både på egne og på dine vegne. Bed om et årshjul med aktiviteter, som sikrer en kontinuerlig proces. At udbyderen kommer omkring både alle opgaver, udvikler processerne, og er i stand til at følge med og støtte din virksomheds vækst.”
“Nå ja, men det er faktisk en anden leverandørs ansvar!”
“Det er noget af det mest irriterende overhovedet, man kan komme ud for. Der er et problem, og din faste outsourcing-partner skyder bare bolden tilbage og peger fingre af en anden leverandør. Er det dét, du troede, du betalte for? Har du tid og viden til selv at finde løsningen?”
Dét gør du: ”Den her er enkel. Du skal vælge en udbyder, der altid tager snakken med 3parts leverandører på dine vegne. Det ligger i at tage hele ansvaret.”
“Jo mere robusthed udbyderen skaber, jo færre problemer opstår, og jo mindre support er der behov for. Når det så er, så skal alle dine medarbejdere kunne komme i kontakt med et menneske, der løser opgaven. Uanset, hvor fejlen ligger, hvad der er gået galt, hvem der også er involveret – din udbyder skal have styr på det, så du ikke skal.”
“Ja, ok, så bliver det et særligt projekt…”
“IT er en integreret del af enhver succesrig virksomhed, men det er altså ikke et uforanderligt kontormøbel. Al din IT skal kunne udvikle sig i alle retninger i takt med din virksomhed. Hvis din leverandør kalder alt for særlige projekter, kan det hurtigt blive en klods om benet, noget der bremser din fremdrift. Og så har jeg ikke bragt de ekstra omkostninger på banen.”
Dét gør du: ”Din udbyder skal kunne klare både nutiden og fremtiden. Ligger det i standardaftalen? Har de kompetencen, forretningsforståelsen og den rigtige attitude? Ellers vælg nogen, der har netop det.”
“IT-outsourcing er ikke bare at tage over på praktikken – det er også at løfte hele niveauet for IT og samtlige processer. At tage vare på alle elementer. Når man vælger IT-outsourcing, tilvælger man rigtigt ofte også skyen – så du skal også sammen med din udbyder finde ud af, hvordan IT-landskabet skal se ud.
IT-outsourcing skal grundlæggende betyde, at du kan sove godt om natten. At du har adgang til et bredt hold af eksperter, som optimerer og skærper IT setuppet. At du har transparenthed i forhold til IT-omkostninger, helt ned på medarbejderniveau. At din virksomhed, din organisation bliver udfordret positivt og forandringsvilligt, så din IT og dine processer rent faktisk styrker virksomheden. Hvis ikke det er tilfældet – så kig på mine 5 gode råd.”
